Zasady spotkań mediacyjnych online i regulamin spotkań online przyjęty

decyzją Zarządu Głównego PCM w dniu 30.06.2020 r.

E-mediacja jest uzupełnieniem tradycyjnej formy mediacji prowadzonej w Polskim Centrum Mediacji, zatem standardy e-mediacji są uzupełnieniem standardów pracy mediatora PCM wynikających ze Standardów Prowadzenia Mediacji PCM w zakresie różnych specjalizacji, Kodeksu Etyki Mediatora Polskiego Centrum Mediacji i właściwych przepisów prawnych.

Standardem w Polskim Centrum Mediacji jest mediacja prowadzona w sposób bezpośredni jednak w przypadku sytuacji kryzysowej (np. pandemii) lub braku możliwości bezpośredniego spotkania mediacyjnego dopuszczalne jest zastosowanie e-mediacji. Ze szczególną uwagą należy podejść do decyzji prowadzenia e-mediacji w zakresie spraw rodzinnych, karnych i z nieletnim sprawcą czynu karalnego.

Formy e-mediacji:

E-mediacje są prowadzone w następujących formach:

  1. telefonicznych połączeń telekonferencyjnych
  2. połączeń wideo.

Środki komunikacji technicznej.

  1. Mediatorzy proponują Stronom rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość. Strony wyrażają zgodę na skorzystania z danego narzędzia, co powinno być udokumentowane w pisemnej zgodzie na e-mediację.
  2. Mediatorzy korzystając z danego narzędzia, powinni zwrócić uwagę na zakres licencji (np. popularny Skype w opcji bezpłatnej nie dopuszcza używania go w celach zarobkowych).

Miejsce prowadzenia e-mediacji

Mediatorzy prowadzący e-mediację powinni przebywać w ośrodkach mediacyjnych. W nadzwyczajnych sytuacjach związanych z rekomendacjami instytucji państwowych dopuszczalne jest prowadzenie e-mediacji z miejsc aktualnego zamieszkania. W takiej sytuacji należy zapewnić miejsce odpowiednio wyciszone (odizolowanie od domowników – proszę rozważyć możliwość użycia słuchawek z mikrofonem) i urządzone (oświetlenie, mikrofon, kamera i tło z tyłu mediatora muszą sprawiać wrażenie profesjonalizmu i dawać możliwość swobodnej rozmowy).

Przygotowanie do e-mediacji

  1. Przed rozpoczęciem e-mediacji należy przeprowadzić rozmowę diagnostyczną (za pomocą komunikatora, przez który będzie prowadzona e-mediacja) ze stronami, aby sprawdzić jakość połączenia i możliwości klientów (stron) do komunikacji za pomocą danego komunikatora.
  2. Niezbędne do prowadzenia spotkań w ramach e-mediacji jest zapewnienie sobie przez mediatorów dodatkowego kontakt ze stronami w sytuacji problemów z technicznych, np. telefon w przypadku komunikacji wideo, mail – w przypadku telekonferencji.
  3. Odebranie pisemnej od stron zgody na e-mediację wraz ze zgodą na konkretne narzędzie teleinformatyczne.
  4. Przedstawienie stronom niezbędnych warunków prowadzenia e-mediacji, jak:
  5. bezpieczne i poufne miejsce, w którym strona będzie przebywać w trakcie mediacji, zapewniające swobodną komunikację,
  6. nieobecność osób trzecich w pomieszczeniu, w którym przebywa strona,
  7. w przypadku połączeń wideo – sprawna kamera w urządzeniu.

Przebieg e-mediacji

  1. Spotkanie indywidualne

a) Mediator inicjuje spotkanie (otwiera pokój spotkania/sesję) i zaprasza do niego mediatora współprowadzącego i Stronę.  Warto zainicjować połącznie, czy telefoniczne czy wideo 5-10 minut przed wyznaczonym terminem spotkania.

b) Przedstawienie się z możliwością okazania do monitora dokumentu tożsamości.

c) Mediator przedstawiając zasady mediacji szczególnie podkreśla zasadę poufności i w trakcie każdego spotkania w trakcie e-mediacji bierze od stron ustne oświadczenie o świadomości istnienia tej zasady i jej przestrzegania w trakcie każdego spotkania.

d) Przypomnienie o braku zgody na rejestrowanie/ utrwalanie/ zapisywanie na nośnikach analogowych i elektronicznych informacji ze spotkania dzisiejszego jak również z sesji/posiedzeń wspólnych.

e) Ustalenie reguł postępowania w przypadku problemów technicznych

f) Ustalenie sygnału, którym będą posługiwały się strony, gdy będą chciały odnieść się do kwestii poruszanych w trakcie spotkania.

  1. Sesje/posiedzenia wspólne.

Zgodnie z punktem 1 a) i 1 od c) do f)

a) Przypomnienie o regule nie wyłączania mikrofonu ani kamery przez cały czas trwania spotkania, poza ustaloną przerwą.

b) Podczas e-mediacji możliwe są przerwy. W takim przypadku prosimy o wyłączenie mikrofonu i kamery i ponowne ich włączenie po upłynięciu czasu, na który się umówiliśmy (prosimy nie opuszczać pokoju/sesji spotkania, aby uniknąć problemu z ponownym wejściem).

c) Ustalenie reguł spotkań na osobności.

d) Należy pamiętać, aby na każdym etapie mediacji być gotowym na przejście z e-mediacji na mediację w formie tradycyjnej.

Podpisanie ugody

Podpisanie może nastąpić:

1. w zwykłej formie pisemnej:

  • poprzez bezpośrednie spotkania mediatorów ze Stronami
  • poprzez przesłanie ustalonej treści ugody e.mailem w dokumencie pdf. w 4 egzemplarzach do Stron. Po wydrukowaniu tekstu ugody każda Strona parafuje wszystkie kartki i podpisuje, a następnie przesyła mediatorowi wszystkie podpisane egzemplarze listem poleconym. Mediator wraz ze sprawozdaniem/protokołem przesyła ugodę w 2 egzemplarzach, każdy podpisany tylko przez jedną Stronę do  sądu i do Stron.
  • Należy wystrzegać się sytuacji, gdy tylko jedna ze stron ma ugodę podpisaną przez drugą stronę.

2. W formie elektronicznej, wymagane jest posiadanie przez strony podpisu kwalifikowanego

 

 

Opracowanie: Magdalena Grudziecka, Bernard Książak, Agnieszka Żarek