Zasady spotkań mediacyjnych online i regulamin spotkań online przyjęty
decyzją Zarządu Głównego PCM w dniu 30.06.2020 r.
E-mediacja jest uzupełnieniem tradycyjnej formy mediacji prowadzonej w Polskim Centrum Mediacji, zatem standardy e-mediacji są uzupełnieniem standardów pracy mediatora PCM wynikających ze Standardów Prowadzenia Mediacji PCM w zakresie różnych specjalizacji, Kodeksu Etyki Mediatora Polskiego Centrum Mediacji i właściwych przepisów prawnych.
Standardem w Polskim Centrum Mediacji jest mediacja prowadzona w sposób bezpośredni jednak w przypadku sytuacji kryzysowej (np. pandemii) lub braku możliwości bezpośredniego spotkania mediacyjnego dopuszczalne jest zastosowanie e-mediacji. Ze szczególną uwagą należy podejść do decyzji prowadzenia e-mediacji w zakresie spraw rodzinnych, karnych i z nieletnim sprawcą czynu karalnego.
Formy e-mediacji:
E-mediacje są prowadzone w następujących formach:
- telefonicznych połączeń telekonferencyjnych
- połączeń wideo.
Środki komunikacji technicznej.
- Mediatorzy proponują Stronom rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość. Strony wyrażają zgodę na skorzystania z danego narzędzia, co powinno być udokumentowane w pisemnej zgodzie na e-mediację.
- Mediatorzy korzystając z danego narzędzia, powinni zwrócić uwagę na zakres licencji (np. popularny Skype w opcji bezpłatnej nie dopuszcza używania go w celach zarobkowych).
Miejsce prowadzenia e-mediacji
Mediatorzy prowadzący e-mediację powinni przebywać w ośrodkach mediacyjnych. W nadzwyczajnych sytuacjach związanych z rekomendacjami instytucji państwowych dopuszczalne jest prowadzenie e-mediacji z miejsc aktualnego zamieszkania. W takiej sytuacji należy zapewnić miejsce odpowiednio wyciszone (odizolowanie od domowników – proszę rozważyć możliwość użycia słuchawek z mikrofonem) i urządzone (oświetlenie, mikrofon, kamera i tło z tyłu mediatora muszą sprawiać wrażenie profesjonalizmu i dawać możliwość swobodnej rozmowy).
Przygotowanie do e-mediacji
- Przed rozpoczęciem e-mediacji należy przeprowadzić rozmowę diagnostyczną (za pomocą komunikatora, przez który będzie prowadzona e-mediacja) ze stronami, aby sprawdzić jakość połączenia i możliwości klientów (stron) do komunikacji za pomocą danego komunikatora.
- Niezbędne do prowadzenia spotkań w ramach e-mediacji jest zapewnienie sobie przez mediatorów dodatkowego kontakt ze stronami w sytuacji problemów z technicznych, np. telefon w przypadku komunikacji wideo, mail – w przypadku telekonferencji.
- Odebranie pisemnej od stron zgody na e-mediację wraz ze zgodą na konkretne narzędzie teleinformatyczne.
- Przedstawienie stronom niezbędnych warunków prowadzenia e-mediacji, jak:
- bezpieczne i poufne miejsce, w którym strona będzie przebywać w trakcie mediacji, zapewniające swobodną komunikację,
- nieobecność osób trzecich w pomieszczeniu, w którym przebywa strona,
- w przypadku połączeń wideo – sprawna kamera w urządzeniu.
Przebieg e-mediacji
- Spotkanie indywidualne
- Mediator inicjuje spotkanie (otwiera pokój spotkania/sesję) i zaprasza do niego mediatora współprowadzącego i Stronę. Warto zainicjować połącznie, czy telefoniczne czy wideo 5-10 minut przed wyznaczonym terminem spotkania.
- Przedstawienie się z możliwością okazania do monitora dokumentu tożsamości.
- Mediator przedstawiając zasady mediacji szczególnie podkreśla zasadę poufności i w trakcie każdego spotkania w trakcie e-mediacji bierze od stron ustne oświadczenie o świadomości istnienia tej zasady i jej przestrzegania w trakcie każdego spotkania.
- Przypomnienie o braku zgody na rejestrowanie/ utrwalanie/ zapisywanie na nośnikach analogowych i elektronicznych informacji ze spotkania dzisiejszego jak również z sesji/posiedzeń wspólnych.
- Ustalenie reguł postępowania w przypadku problemów technicznych
- Ustalenie sygnału, którym będą posługiwały się strony, gdy będą chciały odnieść się do kwestii poruszanych w trakcie spotkania.
- Sesje/posiedzenia wspólne.
Zgodnie z punktem 1 a) i 1 od c) do f)
- Przypomnienie o regule nie wyłączania mikrofonu ani kamery przez cały czas trwania spotkania, poza ustaloną przerwą.
- Podczas e-mediacji możliwe są przerwy. W takim przypadku prosimy o wyłączenie mikrofonu i kamery i ponowne ich włączenie po upłynięciu czasu, na który się umówiliśmy (prosimy nie opuszczać pokoju/sesji spotkania, aby uniknąć problemu z ponownym wejściem).
- Ustalenie reguł spotkań na osobności.
- Należy pamiętać, aby na każdym etapie mediacji być gotowym na przejście z e-mediacji na mediację w formie tradycyjnej.
Podpisanie ugody
- Podpisanie może nastąpić:
- w zwykłej formie pisemnej:
- poprzez bezpośrednie spotkania mediatorów ze Stronami
- poprzez przesłanie ustalonej treści ugody e.mailem w dokumencie pdf. w 4 egzemplarzach do Stron. Po wydrukowaniu tekstu ugody każda Strona parafuje wszystkie kartki i podpisuje, a następnie przesyła mediatorowi wszystkie podpisane egzemplarze listem poleconym. Mediator wraz ze sprawozdaniem/protokołem przesyła ugodę w 2 egzemplarzach, każdy podpisany tylko przez jedną Stronę do sądu i do Stron.
- Należy wystrzegać się sytuacji, gdy tylko jedna ze stron ma ugodę podpisaną przez drugą stronę.
- W formie elektronicznej, wymagane jest posiadanie przez strony podpisu kwalifikowanego
Opracowanie: Magdalena Grudziecka, Bernard Książak, Agnieszka Żarek